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Integration in ERP, CRM und DMS

KI-Automatisierung für Unternehmen

KI-Automatisierung: Prozesse intelligent automatisieren und in Ihre Systeme integrieren

Automatisierungspotenzial prüfen Anwendungsfälle ansehen

Pilot mit Echtdaten

Messbar, bevor es in den Betrieb geht

Hosting in Deutschland

DSGVO-konform betrieben

Betrieb aus einer Hand

Betrieb und Weiterentwicklung

Was ist KI-Prozessautomatisierung?

KI-Prozessautomatisierung verbindet Sprachmodelle mit regelbasierten Workflows. Die KI versteht unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, PDFs und Freitext; der Workflow sorgt für klare Abläufe, Freigaben und die Übergabe an Ihre Systeme.

Klassische RPA und KI-Automatisierung im Vergleich

Eingangsdaten: strukturierte Formulare und Masken (RPA); zusätzlich E-Mails, PDFs, Scans und Freitext (KI)
Logik: feste Regeln (RPA); Regeln plus Verständnis von Inhalt und Kontext (KI)
Stärke: stabile, identische Abläufe (RPA); vielfältige Vorgänge mit wechselnden Formaten (KI)

KI-Automatisierung übernimmt wiederkehrende Aufgaben in Ihren Prozessen: Sie liest Dokumente, beantwortet Standardanfragen, bereitet Entscheidungen vor und schreibt Ergebnisse direkt in Ihre Systeme. Ihre Teams gewinnen Zeit für Beratung, Kundenkontakt und Wertschöpfung. Die Automatisierung ist Teil unserer KI-Beratung für den Mittelstand.

Anwendungsfälle mit hohem Nutzen

Eingangsrechnungen und Belege:

Die KI erkennt Rechnungsdaten, schlägt die Kontierung vor und übergibt den geprüften Beleg an Ihr ERP.

E-Mail- und Ticket-Klassifikation:

Anfragen werden nach Thema und Dringlichkeit sortiert, mit Kundendaten angereichert und dem richtigen Team zugewiesen.

Angebote und Anfragen im Vertrieb:

Aus Kundenanfragen entstehen strukturierte Angebotsentwürfe mit passenden Produkten und Konditionen.

Vertragsvorprüfung:

Die KI markiert relevante Klauseln und Abweichungen und leitet sie gezielt an Ihre Fachjuristen weiter.

Bewerbermanagement:

Unterlagen werden strukturiert aufbereitet; die Entscheidung trifft Ihr Team, dokumentiert nach den Anforderungen der KI-Verordnung: KI-Compliance nach EU AI Act.

KI-Chatbot für Website und Kundenportal:

Beantwortet Fragen rund um die Uhr auf Basis Ihres Wissens und übergibt komplexe Anliegen an Ihr Team: RAG-Systeme mit Unternehmenswissen.

KI-Agenten im CRM:

Lead-Recherche, Datenpflege und Service direkt in Ihrem CRM: KI-Agenten für SuiteCRM.

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weniger Bearbeitungszeit je Eingangsrechnung: 2 statt 12 Minuten bei 800 Rechnungen im Monat

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weniger Aufwand bei der Bewerbungssichtung: 100 statt 400 Stunden bei 1.200 Bewerbungen

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geringere Kosten der Vertragsvorprüfung: 14.400 € statt 45.000 € bei 120 Verträgen

KI-Integration in Ihre Systemlandschaft

Die Werte oben sind Beispielwerte mit typischen Annahmen. Wie Sie den Business Case für Ihre Prozesse rechnen, zeigt Business Case für KI berechnen.

Wir verbinden KI mit den Systemen, in denen Ihre Teams arbeiten:

ERP: Anbindung Ihres ERP-Systems für Belege, Aufträge und Stammdaten
CRM: SuiteCRM und weitere CRM-Systeme
Dokumentenmanagement, E-Mail und Microsoft 365
Individuelle Anwendungen über REST- und GraphQL-Schnittstellen

Die KI-Logik läuft in einer eigenen Orchestrierungsschicht, zum Beispiel mit n8n. Ihre Kernsysteme bleiben stabil und updatefähig, jeder Verarbeitungsschritt wird protokolliert.

Leitplanken für verlässliche Ergebnisse

Mensch im Prozess: Freigabeschritte an den Stellen, die Ihr Fachbereich festlegt
Konfidenzschwellen: Vorgänge mit Klärungsbedarf gehen gezielt an Ihr Team
Datenschutz: Maskierung personenbezogener Daten vor dem Modellaufruf
Modellwahl: Enterprise-Modelle in der EU oder Open-Source-Modelle in Ihrer Infrastruktur, siehe Souveräne KI mit Open-Source-Modellen
Monitoring: Qualität, Durchlaufzeiten und Kosten laufend im Blick

KI-Implementierung: von der Idee zum produktiven Workflow

1. Prozessanalyse (1 Woche)

Abläufe, Mengen, Datenquellen und Zielsysteme aufnehmen.

2. Prototyp mit Echtdaten (2–4 Wochen)

Den Workflow mit einer repräsentativen Stichprobe Ihrer Daten bauen und messen.

3. Integration & Test (4–8 Wochen)

Anbindung an Ihre Systeme, Freigabeschritte, Monitoring, Schulung der Nutzer.

4. Betrieb & Optimierung (laufend)

Qualität und Kosten überwachen, weitere Prozesse ergänzen.

Häufige Fragen zur KI-Automatisierung

Prozesse mit hohem Volumen, wiederkehrenden Mustern und digital verfügbaren Daten, etwa Belege, E-Mails, Anfragen und Dokumentenprüfungen.

Ein Prototyp mit Ihren Daten liegt meist nach zwei bis vier Wochen vor und zeigt messbar, was die Automatisierung leistet.

ERP, CRM, Dokumentenmanagement, E-Mail und Microsoft 365 sowie individuelle Anwendungen über offene Schnittstellen.

ChatGPT unterstützt einzelne Mitarbeitende im Dialog. KI-Automatisierung arbeitet direkt im Prozess und in Ihren Systemen und verarbeitet Vorgänge durchgängig.

Wir betreiben Lösungen DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland, Datenmaskierung und auf Wunsch Open-Source-Modellen in Ihrer Infrastruktur.

Wir übernehmen Entwicklung und Betrieb. Auf Wunsch befähigen wir Ihr Team, Workflows selbst weiterzuentwickeln.